Turvallisuusblogi // Safety blog

[In English below]

Syksy alkaa ja toiminta TKO-älyssä aktivoituu. Sen kunniaksi kokosimme yhteen lähteeseen melkein kaiken mitä turvallisuudesta TKO-älyssä voi tietää. Jos olet ikinä miettinyt mitä häirintäyhdyshenkilöt käytännössä tekevät tai mitä ohjeita meillä onkaan, tämä blogi on sinulle. Lisäksi esittelemme hiljattain käyttöön otetut esteettömyystarkistuslistan ja alkoholiasteikon.

Miksi TKO-äly kiinnittää näin paljon huomiota turvallisuuteen?

Kaikki tämä on vähän kuin turvavyöt. Aina toivoo, ettei niille ole tarvetta, mutta kun jotain sattuu niin hyvä olla käytössä. Häirintäyhdyshenkilöt ja tapahtumaturvallisuushenkilöt ovat olemassa siksi, että pystymme reagoimaan tilanteisiin. Turvallisemman tilan periaatteet, keskusteluohjesääntö ja  yhdenvertaisuussuunnitelma ovat yhdistyksen kesken yhdessä luotuja dokumentteja, joilla viestitään julkisesti miten toivomme ihmisten toimivan.

Viimeisimmän ilmapiirikyselyn tulokset ovat rohkaisevia siinä, että suurin osa vastaajista on kokenut tapahtumat ja toiminnan turvalliseksi. Kyselyn otos ei kuitenkaan ollut paras mahdollinen ja tulosten perusteella aivan liian moni (> 0 kpl) on joutunut kohtaamaan epäasiallista käytöstä. Tämän takia TKO-äly haluaa jatkaa toimintansa kehittämistä.

Häirintäyhdyshenkilöt ja mitä tehdä jos kohtaat häirintää

Yhteydenpitokanavat häirintäyhdyshenkilöihin löytyvät kotisivuiltamme https://www.tko-aly.fi/turvallisuus. Sivulta löydät myös anonyymin yhteydenottolomakkeen.

Mikäli et jostain syystä halua olla yhteydessä TKO-älyn häirintäyhdyshenkilöihin, HYYn (Helsingin yliopiston ylioppilaskunta) häirintäyhdyshenkilöt ovat apunasi https://hyy.fi/fi/jasenelle/hairintayhdyshenkilot/

Opinnoissa tai muuten yliopistolla kohdatusta häirinnästä voi ilmoittaa myös yliopiston häirintäyhdyshenkilöille https://studies.helsinki.fi/ohjeet/artikkeli/tasa-arvo-yhdenvertaisuus-ja-esteettomyys-yliopistolla

Jos havaitset häirintää, varmistathan ettei häirinnän kohde jää yksin. Voit puuttua tilanteeseen itse tai pyytää tapahtuman turvallisuushenkilöä tai järjestäjää puuttumaan tilanteeseen. Keskusteluryhmissä tai tapahtumien ulkopuolella tapahtuvasta häirinnästä voit ilmoittaa häirintäyhdyshenkilöille.

Häirintäyhdyshenkilöihin voi olla yhteydessä matalalla kynnyksellä. Myös silloin, jos ei ole varma onko kyseessä häirintää tai edes epäasiallista käytöstä. Voit olla heihin yhteydessä silloinkin jos häirinnän kohteeksi on joutunut joku muu kuin sinä itse tai jos sinulla on jotain muuta aiheeseen liittyvää mielen päällä. Voit aina keskustella aiheesta häirintäyhdyshenkilöiden kanssa ja he auttavat tarvittaessa selvittämään tilanteen. Turhia yhteydenottoja ei ole.

Häirintäyhdyshenkilöt käsittelevät aina kaikki heille esille tuodut tilanteet, myös anonyymisti lomakkeella esiin tuodut.

Häirintäyhdyshenkilöiden toiminta on aina luottamuksellista. Esimerkiksi anonyymin yhteydenoton tehneenä ei siksi kuule miten tilanne on käsitelty. Tilanteen käsittelystä ei tiedoteta julkisesti edes silloin, mikäli tapaus olisi ollut muuten julkisesti esillä järjestössä.

Miten häirintäyhdyshenkilöt käsittelevät yhteydenotot?

Häirintäyhdyshenkilöt ottavat yhteyttä tilanteen osapuoliin keskustellakseen mitä tilanteessa on tapahtunut. Ensisijaisesti häirintäyhdyshenkilöt ovat tukea ja neuvoja varten. Mikäli häirintäyhdyshenkilöille tulee tarvetta ottaa asian kannalta yhteyttä muihin tahoihin, tehdään se aina yhteydenottajan luvalla. 

Monissa tilanteissa ongelma ratkeaa puhumalla, eikä jatkotoimenpiteille ole tarvetta. Häirintäyhdyshenkilöt jäävät yleensä seuraamaan tilannetta myös sen käsittelyn jälkeen.

Tilanteen sitä vaatiessa järjestön häirintäyhdyshenkilöt voivat ottaa yhteyttä myös HYYn häirintäyhdyshenkilöihin, jotka voivat konsultoida ja auttaa tilanteen käsittelyssä. Yhteyttä heihin otetaan erityisesti silloin, kun tilanne on monimutkaisempi.

Erittäin vakavissa tilanteissa voivat häirintäyhdyshenkilöt olla myös yhteydessä poliisiin. Tämä edellyttää, että kyseessä on joko rikosepäily tai tilanne joka uhkaa henkilöiden turvallisuutta.

Mikäli tilanteessa on selkeää näyttöä vakavasta tai toistuvasta epäasiallisesta toiminnasta, voivat häirintäyhdyshenkiöt olla yhteydessä järjestön hallitukseen tilanteen käsittelemiseksi. TKO-älyn hallitus voi sääntöjemme mukaan rajoittaa määräaikaisesti henkilön oikeutta osallistua yhdistyksen toimintaan. Tällöin asia käsitellään hallituksen kokouksessa suljetuin ovin ja luottamuksellisesti häirintäyhdyshenkilöiden välittämän tiedon perusteella.

Sääntöjemme mukaan jäsen voidaan erottaa määräajaksi tai kokonaan järjestöstä vain mikäli hän on merkittävästi vaikeuttanut yhdistyksen toimintaa, mihin vakavimmat häirintätapaukset voidaan laskea. Tällöin asia käsitellään yhdistyksen kokouksessa ja päätös vaatii äänestyksessä 3/4 enemmistön läsnäolijoista.

Sääntöjen puitteissa jäsenten sulkeminen toiminnan ulkopuolelle ei tapahdu helposti. Mikäli henkilö käyttäytyy myöhemmin tapahtumissa asiallisesti, ei ole myöskään perusteltua kieltää häntä osallistumasta. Ymmärrämme, että häirintää kohdanneen näkökulmasta tämä voi tuntua epämiellyttävältä. Toistuvaa häirintää ei kuitenkaan katsota sormien läpi ja havaitessasi epäasiallista käytöstä voit aina ilmoittaa siitä häirintäyhdyshenkilöille.

Turvallisemman tilan periaatteet

Periaatteet ovat TKO-älyn sivuilla saatavilla https://www.tko-aly.fi/turva 

Keväällä 2024 periaatteita päivitettiin. Keskusteluja koskevaa osiota selkeytettiin, englanninkielisiä käännöksiä päivitettiin hieman, ja lisättiin kohta palautteenannosta. Palautteen suositellaan olevan keskustelevaa ja rakentavaa, palautteesta kehotetaan keskustelemaan vain asianosaisten kesken. Vaikka alla käsitellään lähinnä järjestötoimintaan liittyvää palautteenantoa, ethän anna epärakentavaa palautetta toisille muutenkaan.

Epärakentava negatiivinen palaute vaikuttaa esimerkiksi järjestön yleiseen ilmapiiriin ja virkailijoidemme jaksamiseen. Kynnys osallistua toimintaan kohoaa, jos pelkää saavansa epäasiallista, mahdollisesti julkista, palautetta.

Miten annan palautetta?

TKO-äly haluaa aina parantaa toimintaansa ja rakentava palaute on erittäin tervetullutta. Voit esimerkiksi laittaa palautelomakkeella viestiä, vastata jäsenistöä koskeviin kyselyihin ja keskustella asianomaisten kanssa rakentavassa hengessä.

Palautetta voi antaa anonyymisti hallitukselle osoitteessa https://tko-aly.fi/palaute Lomakkeeseen voi antaa palautetta myös virkailijoiden toiminnasta, tapahtumista tai muusta järjestön asiasta. Hallitus käsittelee palautteet kokouksissaan, tarvittaessa suljetuin ovin, ja jakaa palautetta eteenpäin aina palautteen antajan toiveet ja tilanteen huomioiden.

Keskusteluohjesääntö

TKO-älyn keskusteluohjesääntöä noudatetaan kaikilla keskustelukanavillamme https://www.tko-aly.fi/keskusteluohjesaanto

Erityisesti kannattaa muistaa, ettei viestejä poistella jälkikäteen, paitsi jos kyseessä on vahinkoviesti. Älä myöskään muokkaa viestejä. Tosin ohjesäännön ulkopuolelta yleinen käytäntö on muokata pahimmat typot tai epäselvät rakenteet ja lisätä samaan viestiin huomio mitä muokkasi.

Kevään 2024 ilmapiirikyselyn perusteella selvitettiin onko Telegramin pääkanavan osallistujilla toivetta rajoittaa politiikasta puhumista kanavalla. Selvityksen lopputuloksena päädyttiin päivittämään keskusteluohjesääntöä, jotta kanavalla voisi edelleen keskustella vapaasti, mutta huomioiden ihmiset, joita ei kiinnosta lukea pitkiä keskusteluja.

Jokaisen kannattaa lukaista keskusteluohjesääntö vielä kerran läpi, mutta huomioida etenkin uutena kohtana:

“Keskustele hyvässä hengessä äläkä sorru vänkäämiseen. Huomioi kanavan muut lukijat, ja siirrä tarvittaessa keskustelu sopivammalle kanavalle.”

Yhdenvertaisuussuunnitelma 

Yhdenvertaisuussuunnitelma https://www.tko-aly.fi/yhdenvertaisuus on päivitetty viimeksi keväällä 2024. Pääasiassa muutokset koskivat tekstin kieliasua, mutta paikoin tehtiin lisäyksiä tai muutoksia. Merkittävimmät muutokset ovat:

- Tilapäisten työryhmien muodostuksesta tiedotetaan jäseniä, jotta kaikilla on mahdollisuus osallistua.

- Laulukirjaan ja laulukulttuuriin liittyvä osio erotettiin omaksi osiokseen. Aiemmin se oli etnisen taustan, rasismin ja kotoperäisyyden alla.

- Päivitettiin mukaan tieto siitä, että esteettömyydestä tiedotetaan kaikkien tapahtumien yhteydessä ja että tutuista tapahtumapaikoista pidetään yllä tietoa esteettömyydestä. Esteettömyyden kartoitukseen on luotu avuksi esteettömyystarkistuslista (lisätietoa tässä blogissa).

- Ennen suuria tapahtumia muistutetaan ihmisiä ilmoittautumislomakkeen erikoisuuksista, jotta kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus hyötyä ilmoittautumisessa etua antavista lomakkeen piirteistä.

Opiskelijoiden taskuopas tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta

Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta on toimittanut kampuskohtaisen version alun perin kasvatustieteellisen tiedekunnan tekemästä taskuoppaasta.

Taskuopas on tiivis ja hyvä kooste keskeisimmistä tasa-arvoon ja yhdenvertaisuuteen liittyvistä asioista, joita jokaisen opiskelijan olisi hyvä ottaa huomioon yliopistolla – ja sen ulkopuolella.

Löydät opiskelijan taskuoppaan Flammasta. Flammaan pääset kirjautumaan yliopiston tunnuksilla. https://flamma.helsinki.fi/documents/936561/0/ML-TDK-OPISKELIJOIDEN+TASKUOPAS+TASA-ARVOSTA+JA+YHDENVERTAISUUDESTA.pdf/e1662111-b208-ba8d-86f6-84746e2c7d71

Yliopiston studies palvelussa on myös artikkeli tasa-arvosta, yhdenvertaisuudesta ja esteettömyydestä yliopistolla. https://studies.helsinki.fi/ohjeet/artikkeli/tasa-arvo-yhdenvertaisuus-ja-esteettomyys-yliopistolla

Alkoholiasteikko

Kalenterissamme voi nykyään asettaa tapahtumalle alkoholiasteikolta numeroarvon. Miksi?

Kaikkiin tapahtumiin voi aina osallistua alkoholittomana, eikä missään tapahtumassa saa painostaa ketään juomaan. Tiedostamme kuitenkin, että tapahtumassa runsas alkoholin käyttö voi aiheuttaa tahatonta ryhmäpainetta. Alkoholiasteikko auttaa hahmottamaan itselle uusista tapahtumista miten runsasta juominen siellä saattaa keskimäärin olla, ja antaa järjestäjälle enemmän vaihtoehtoja kommunikointiin kuin alkoholiton/alkoholillinen. Asteikko antaa esimerkiksi suoraan vaihtoehdon tapahtumalle, jossa pari juomaa on ok, mutta huomattava humaltuminen ei.

Esteettömyys tapahtumissa

Tavoitteenamme on, että ainakin suurempien tapahtumien tiedotuksessa esteettömyystiedot on aina ilmoitettu. Mikäli tiedot ovat puutteelliset tai kaipaat lisätietoa, voit olla yhteydessä tapahtuman järjestäjään.

Tapahtumien esteettömyyden kommunikoinnissa apuna käytämme fuksiwikin esteettömyystarkistuslistaa https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Esteett%C3%B6myystarkistuslista

Jos huomaat tarkistuslistalta puuttuvan jotain, voit täydentää listaa kirjautumalla fuksiwikiin TKO-älyn jäsentunnuksillasi.

In English

Autumn is here and TKO-äly has more upcoming events. That's why we decided it was a good time to gather up all the info on safety in TKO-äly that anyone might want to know. If you've ever wondered what harassment contact persons do in practice or what sources on safety we have, this blog is for you. In addition, we present the recently introduced accessibility checklist and alcohol scale.

Why does TKO-äly pay so much attention to safety?

It’s all a bit like seat belts. You hope you don’t need it, but when something happens you’re glad you had it in place. Harassment contact persons and event security persons exist so that we can react if something happens. The principles of a safer space, the general discussion guidelines and the equality plan are documents created together by the association, which publicly communicate how we hope people will act.

The results of the latest atmosphere survey are quite encouraging in that the majority of respondents felt the events and activities to be generally safe. However, the sample of the survey was not the best possible and based on the results, far too many (> 0 people) have had to face inappropriate behavior. This is why TKO-äly wants to continue improving.

Harassment contact persons and what to do if you encounter harassment

Contact channels for harassment contact persons can be found on our website https://www.tko-aly.fi/safety You can also find an anonymous contact form on the page.

If for some reason you don't want to talk to TKO-äly's harassment contact persons, the harassment contact persons of HYY (Helsinki University's student union) can help you https://hyy.fi/en/members/harassment-contact-persons/

Harassment encountered during studies or otherwise at the university can also be reported to the university's harassment contact person https://studies.helsinki.fi/instructions/article/equality-diversity-and-accessibility-university

If you witness harassment, please make sure that the target of the harassment is not left alone. You can intervene in the situation yourself or ask the event’s security person or organizer to intervene in the situation. You can report harassment encountered outside of events or in discussion groups to the harassment contact persons.

You can talk to the harassment contact persons with a low threshold, even if you are not sure whether what you’ve encountered was harassment or improper behavior. You can also contact them if someone other than yourself has been the target of harassment, or if you have something else related to the topic on your mind. You can always discuss the issue with the harassment contact persons and they will help to resolve the situation if necessary.

Harassment contact persons always handle any situation brought to their attention, including those brought up anonymously on the contact form.

Harassment contact persons are bound by strict confidentiality. That is why you will not hear how the situation was handled if you have left an anonymous comment in the contact form. No public communications are made even in cases where the situation has been widely discussed or is otherwise publically known in the organization.

What do harassment contact persons do?

Harassment contact persons contact the parties involved in the situation to discuss what has happened. Primarily harassment contact persons are there for support and advice. If there is a need to contact other parties regarding the matter, it is always done with the permission of the people involved.

In many situations, the problem is solved by talking, and there is no need for further measures. Harassment contact persons usually monitor the situation even after it has been dealt with.

If the situation requires it, TKO-äly’s harassment contact persons can also contact HYY's harassment contact persons, who can consult and help in handling the situation. They are contacted especially when the situation is more complicated.

In very serious situations, harassment contact persons may also contact the police. This requires that the situation threatens people’s safety or there’s a strong suspicion of a crime having been committed.

If there is clear evidence of serious or repeated improper conduct, the harassment contact persons can contact the board of the organization to deal with the situation. According to our rules, TKO-äly's board can temporarily limit a member's right to participate in the organization's activities. In this case, the matter will be discussed confidentially in a board meeting with closed doors, based on the information provided by the harassment contact persons.

According to our rules, if a member has ignificantly disrupted the organization’s activities, a definition which includes the most serious cases of harassment, they can bebanned from the organization for a specified period of time or for good. In this case, the matter is discussed at the association's meeting, and the decision requires a vote of 3/4 majority of those present.

Excluding members from the organizations activities is not easily done within the framework of our rules. If the person later acts appropriately during events, it is also not justified to exclude them. We understand that from the perspective of people who have been the target of harassment, this may seem unpleasant. However, repeated inappropriate behavior is not overlooked, and you can always report it to the harassment contact persons.

Principles of a safer space

The principles are available on TKO-äly's website https://www.tko-aly.fi/turva

In the spring of 2024, the principles were updated. The section on discussions was clarified, the English translations were updated a bit, and a section on giving feedback was added. Feedback is recommended to be conversational and constructive, and it is advised to discuss the topic only between the parties involved. Although the text on this blog mainly deals with feedback related to TKO-äly’s activities as an organization, you should not give inappropriate feedback to others in any other context either.

Unconstructive negative feedback affects the general atmosphere and the wellbeing of people doing volunteer work in the organization. The threshold to participate in the organization is higher if people are afraid of receiving unconstructive, maybe even public, feedback.

How do I give feedback?

TKO-äly always wants to improve its operations and constructive feedback is very welcome. For example, you can answer surveys aimed at our members, use an anonymous feedback form to leave a message, or talk directly with the people concerned.

Feedback can be given anonymously to the board at https://tko-aly.fi/palaute. Feedback can for example concern events, the activities of the organization’s officers, or other matters of the organization. The board processes the feedback in their meetings, if necessary behind closed doors, and forwards the feedback as needed, always taking into account the feedback giver's wishes and the situation.

Discussion guidelines

TKO-äly's discussion guidelines should be followed on all of our discussion channels tko-aly.fi/keskusteluohjesaanto

In particular, you should remember not to delete messages after sending, unless you sent it accidentally, for example to the wrong group.  Don't edit messages afterwards. Although the common practice outside of the guidelines is to edit the worst typos or unclear sentence structures, but always add a note to the same message saying what you edited.

Based on the spring 2024 atmosphere survey results, we also polled whether the participants on our Telegram main channel wish to limit talking about politics on the channel. Based on the result it was decided to update the general discussion guidelines so that the channel could continue to discuss freely, but taking into account people who are not interested in reading long discussions.

Everyone should read the discussion guidelines once more, but note especially the new point:

"Discuss in good spirit and don't succumb to bickering. Be considerate of other readers and move the conversation to a more appropriate channel if necessary."

Equality plan

The equality plan https://www.tko-aly.fi/yhdenvertaisuus was last updated in spring 2024. The changes mainly concerned the structure of the text, but in some places additions or changes were made. The most significant changes are:

- Members are informed about the formation of temporary working groups, so that everyone has the opportunity to participate.

- The section related to our songbook and song culture was separated into its own section. Previously it was under ethnicity, racism and nationality.

- Updated the information that accessibility is communicated in connection with all events and that a list containing accessibility info is maintained for familiar venues. We also have an accessibility checklist that helps when determining the accessibility of an event. (More info later in this post.)

- Before major events, people are reminded about the special features of the registration form, so that, for example, new students have an equal opportunity to take advantage of the features of the form that give them an advantage when registering.

A Student’s guide to Equality and Diversity

The Faculty of Mathematics and Natural Sciences has delivered a campus-specific version of this pocket guide. It’s a concise and good summary of the most important topics related to equality and diversity, which every student should take into account at university - and perhaps even outside of uni.

You can find the student's pocket guide at Flamma. You can log in to Flamma with your university credentials. https://flamma.helsinki.fi/documents/936561/0/ML-TDK-A+STUDENT%E2%80%99S+GUIDE+TO+EQUALITY+AND+DIVERSITY.pdf/bc569709-5a47-7ddb-65d9-28849654043a?t=1652788599711

The University's studies webpage also has a page called Equality, diversity and accessibility at the University https://studies.helsinki.fi/instructions/article/equality-diversity-and-accessibility-university

Alcohol scale

In our calendar, it’s now possible to set a numerical value for the event on the alcohol scale. But why?

You can always participate in all events alcohol free, and it’s never okay to pressure anyone to drink alcohol. However, we are aware that if other people consume alcohol in the event it can cause unintentional peer pressure to drink. The alcohol scale helps people see in advance how much drinking there might be at the event on average, and also gives the organizer more options for communication than non-alcoholic/alcoholic. The scale gives, for example, a direct option for an event where a couple of drinks is ok, but getting noticeably drunk is not.

Accessibility of events

Our goal is that at least for larger events accessibility information is always announced. If the information is incomplete or you need more information, you can contact the organizer of the event.

To help us determine the accessibility of events, we use fuksiwiki's accessibility checklist https://fuksiwiki.tko-aly.fi/Esteett%C3%B6myystarkistuslista that still needs to be translated to English.