Tapahtuman järjestäminen ei ole vaikeaa, se on oikeastaan helppoa
eli "kuinka lakkasin olemasta huolissani ja opin rakastamaan järkkäämistä"
Haluaisitko järjestää tapahtuman? ... voisitko haluta järjestää tapahtuman? Omaatko jonkun kiinnostuksen kohteen, ja olisi kiva saada budjettia esim. uniikin excursion (vierailun), illanvieton tai liikkumisen järjestämiseen?
Kaikki tämä – ja lisää – on mahdollista! Seuraavaksi seuraa seuraavaa: ohjeet ja vinkit.
Pre-Heureka: Minkälaisen tapahtuman voisin järjestää?
TKO-älyllä järjestetään kaikenlaista tapahtumaa, ja kaikki uusikin kokeilu on tervetullutta! Alkoholillista, alkoholitonta, liikunnallista, istumallista, mikä vain on OK, kunhan tapahtumaa järjestäessä otetaan huomioon turvallisemman tilan periaatteet ja noudatetaan niin hyviä tapoja kuin Suomen lakia.
Ideoita voi ammentaa esimerkiksi omista kiinnostuksenkohteista, aikaisemmista tapahtumista tai omista tapahtumakokemuksista.
Esimerkiksi geokätköintoilija voisi järjestää pienimuotoisen excursion kampuksen viereisille kätköille, squash-harrastaja excursion squash-kentälle tai lukemisen fani kirjakerhoiltaman (tai vaikka viikottaisen lukupiirin!). Mahdollisuuksien avaruus on ääretön.
Idean ei tarvitse olla täydellinen, valmis tapahtuma, vaan vain kipinä riittää.
Heureka! Ei siis se paikka, vaan se tilanne kun saa idean.
Onneksi olkoon! Olet päässyt tapahtuman järjestämisessä ehkä kriittisimmän askeleen yli – sinulla on idea tapahtumasta, jota voisi ehkä järjestää!
Alussa harva idea on suoraan valmis tapahtumaksi. Ennen kuin voit kutsua muut järjestöstä mukaan, pitää varmistaa pari asiaa, eli suunnitella tapahtuma.
- Itse tapahtuma - mitä me tehdään?
Idean kipinää pitää ehostaa palavaksi tapahtumatuleksi. Mieti siis, mitä käytännössä tapahtuma tarkoittaa? Lähdettekö pienellä porukalla vain pyörimään metsään kätköjen perässä, Klusterille viettämään iltaa vai täytyykö varata joku muu tila? Mitä tapahtuman aikana tehdään?
Mieti tässä vaiheessa myös tapahtuman alkoholiasteikko! Nolla tarkoittaa ettei tapahtumassa ole sitä tippaakaan, kun taas nelosen tapahtumassa sen käyttö on keskeisessä asemassa. Lisää alkoholiasteikosta Fuksiwikissä.
"pystyyks joku auttaa tän mun idean kehittämisessä, ois kiva tehdä jotain veistämiseen liittyvää"
- Paikka - missä me tehdään?
TKO-älyllä on ollut tapahtumia paikassa kuin paikassa, Suomenlinnasta liikkuvaan bussiin (bussisitsit) ja Kumpulasta ulkomaihin. Mieti siis, missä tapahtuma kannattaa järjestää. Tähän vaikuttaa osallistujamäärä ja tapahtuman luonne. Hyviksi todettuja tapahtumapaikkoja on listattu Fuksiwikiin, mutta listaus ei ole todellakaan kattava!
Tapahtumapaikasta on myös hyvä olla esteellisyystiedot tapahtuman kuvauksessa. Käytännössä tämä on tekstikappale, joka kuvailee, minkälaisia haasteita paikalla saattaa kohdata – esimerkiksi korkeat kynnykset tekevät tilasta esteellisen. Löydät esteettömyystarkistuslistan Fuksiwikistä, ja samalle sivulle on listattu yleisimpien tilojen esteettömyystietoja.
Useimmat paikat myös vastaavat mieluusti tiedusteluihin ja auttavat toteutuksen kanssa, sillä tapahtumat tuovat heille näkyvyyttä. Älä siis epäröi laittaa sähköpostia tai soittaa, vaikka tarkat tiedot eivät olisi kasassa!
"Pystyykö joku vinkkaamaan hyvää paikkaa järkätä tennispelailut?"
- Aika - milloin me tehdään?
Tapahtuma voi olla kuinka täydellinen tahansa, mutta jos samaan aikaan on tärkeä tentti tai festarit, paikalletulevien määrä saattaa aiheuttaa pettymyksen. Tapahtumatoimikunnalta löytyy kalenteri TKO-älyn tapahtumista ja muista suurista tapahtumista, jotka ovat tiedossa lähitulevaisuudessa. Kun päivämääräehdotus on tiedossa, se kannattaa myös Googlata ja katsoa kide.appista onko kyseisenä päivänä jotain muuta suurta.
Toki tapahtuma voi myös hyötyä siitä, että päällä on jotain muuta. Vaihtoehdon antaminen jollekin suurelle tapahtumalle, joka ei iske kaikkiin, tai epävirallisten jatkojen pitäminen tekisläisille voi hyvinkin toimia.
Huomioi myös, että tapahtumasta on hyvä tiedottaa jo muutama viikko etukäteen. Jos siis voit sitä välttää, älä järkkää tapahtumaa lyhyellä varoajalla, vaan ennakoi.
"Mitkä päivät olivatkaan syyskuun alussa vapaina? Haluaisin järjestää arki-iltana askarteluillan Klusterilla."
- Järkkääjät - ketkä tän tekee?
Yleensä tapahtumaidean keksijä haluaa itse olla järkkäämässä tapahtumaa, mutta lisäksi kannattaa olla yleistä työvoimaa! Asioiden roudaaminen, safkojen kokkaaminen tai edes vertaistuki tapahtumapäivänä auttavat yksinäistä järjestäjää. Kannattaa miettiä etukäteen, mihin kaikkeen saattaa tarvita käsipareja, ja ennakoida niin, ettei itselle tarvitse kasvattaa viittä uutta sellaista.
Tapahtumassa on lisäksi oltava vähintään yksi häirintäyhdyshenkilö, johon voi olla tapahtuman aikan yhteydessä. Jos et saa TKO-älyn häirintäyhdyshenkilöitä mukaan, voit useimmiten toimia itse sellaisena. Kysy tästäkin tapahtumakanavalla! Häirintäyhdyshenkilön on syytä erottua joukosta, esim. TKO-älyn pinkillä huomioliivillä.
"oisko joku voinu jeesaa tos excun järkkäämises? tarvis yhteisähdön vetäjän"
- Tiedotus - miten muut tietää, että tää tapahtuu?
TKO-äly tapahtumakalenteri on kattava katsaus tuleviin tapahtumiin, ja Sinunkin tapahtumasi koti on siellä! Kysy virkailijoilta (esim. tapahtumatoimikunnan kanavalla) apua tapahtuman kalenteriin lisäämisessä. Tapahtumakuvaus on hyvä olla sekä suomeksi että englanniksi (voit käyttää esim. DeepL-kääntäjää, kunhan tarkistat ja korjaat sen ulostulon) ja tehdä vielä tiivistetty versio, joka voidaan postata tkt-announcements-kanavalle.
"Hei mul ois tää tapahtumakonsepti valmiina, voisko joku jeesaa kalenterin ja annon kaa?"
Nämä askeleet saattavat kuulostaa näin auki kirjattuna raskaalta prosessilta, mutta yleensä palat loksahtavat paikoilleen melko intuitiivisesti! Toisella tapahtumanjärkkäyskerralla ei välttämättä edes hahmota, että on jo miettinyt monet näistä valmiiksi idean muodostuessa. Älä kuitenkaan epäröi kysyä asioita!
Kaikki tämä on hyvä tietää etukäteen, mutta vielä olisi yksi ongelma...
Kaikki tää maksaa...
TKO-älyllä on yhteistyösopimusten, jäsenmaksujen ja erinäisten tukien kautta hyvin liikkumavaraa järjestää tapahtumia jäsenilleen. Koska kyseessä on kuitenkin suuri järjestö ja meidän on oltavia vastuullisia rahan käytön suhteen, tarvitsee tapahtumasi budjetin.
Budjetti voi kuulostaa vaikealta, mutta yleensä kyseessä on hyvin simppeli Google Sheets -taulukko. Tärkeintä on, että etukäteen on mietitty, mihin menee rahaa – ja mistä saa rahaa.
"en oo ikinä tehny budjettii voiko joku auttaa :D korkeasaarivierailuu varten"
Nyrkkisääntönä budjetti on hyvä tehdä kun menot ja kulut ylittävät ~60€ (esim. menot 80€ ja tulot 50€).
- Mihin raha valuu?
Tilavuokrat, lippumaksut (esim. museovierailuilla), tarjoiltavat... muu?
Mieti etukäteen, mihin kaikkeen tapahtumaa järjestäessä voikin tarvita rahaa. Onko esimerkiksi paikka niin kaukana, että TKO-älyn grillin roudaamiseen tarvitaan taksi?
Pienemmissäkin tapahtumissa voi olla kiva ostaa paikalle sipsejä, mehua tai muuta naposteltavaa. Toki rahan käyttö ei ole pakollista, ja mikäli ei ole pakko, nollamenoilla välttyyy...
"Hei, keksittekö tästä mun budjetista jotain puutteita menojen suhteen? Koitin arvioida nää itse mutta ei oo hirveästi kokemusta vielä..."
- Osallistumismaksu(lta)
Isoissa tapahtumissa voi olla järkevää veloittaa pieni maksu osallistujilta. Jo muutaman euro skaalattuna sataan osallistujaan lisää budjettia huomattavasti.
TKO-äly on kuitenkin voittoa tavoittelematon, joten mitoita osallistumismaksu kattamaan vain tarvittava osa budjetista. Nollabudjetti (tulot - menot = 0) ei aina ole ihanne, vaan tapahtumaan pystyy käyttämään järjestön varoja.
"paljonko olisitte valmiita maksamaan teatteriecxusta porvooseen? bussi maksaa aika paljon.."
- Sponsorointi?
TKO-älyllä on yhteistyökumppaneita ja sen lisäksi montaa tahoa saattaa kiinnostaa opiskelijoille mainostaminen. Oli kyse sitten brändiruoista naposteltaviksi tai mainosbanneria vastaan kulujen kattamisesta, sponsorointi lisää tapahtumabudjettiin lisää paukkuja.
Sponsorointi on tekiksellä melko harvinaista, ja usein sponsorien etsiminen on jäänyt tapahtuman järjestäjälle. Tähän voi kuitenkin pyytää apua, varsinkin jos vaikuttaa muutoin siltä, että budjettia ei saa kasaan.
"Tietääkö joku, onko TKO-älyllä ollut energiajuomavalmistajia sponsoreina? Olisi kiva saada hackathoniin vähän energiaa koodaajille 😎"
mul on budjetti!
Upeeta! Jotta voit alkaa käyttämään järjestön rahoja, pitää budjetti vielä hyväksyä. Helpoin tapa on jakaa budjettitaulukko (esim. Sheets-linkkinä) tapahtumatoimikunnan kanavalle. Tällöin on myös helppoa saada vinkkejä, jos budjetissa on vielä jotain puuttuvaa tai epäselvää.
Tällä hetkellä nyrkkisääntönä on, että kolmeen jalluindeksiin asti budjetti voidaan myöntää TTK-chatissa, ja muut budjetit menevät hallituksen kokouksen käsiteltäviksi. Hallitus kokoustaa lukuvuoden aikana n. 2 viikon välein.
Tapahtumatoimikunta on tehty prosessin helpottamiseksi, joten sinun ei tarvitse huolehtia hallituksen kokoukseen osallistumisesta tai muusta minutiaesta. Tapahtumatoimikunnan puheenjohtaja päivittää budjettien tilannetta ja kyselee lisätietojen perään, jos niitä tarvitaan.
Tapahtumapäivä!
Hurraa! Tapahtumasi tapahtuu. Vastuuhenkilönä huolehdi vielä siitä, että kaikilla on tapahtumassa hyvä olla ja turvallisen tilan periaatteita noudatetaan.
Periaatteista on hyvä mainita tapahtuman alussa osallistujille, ja varmistaa että kaikki ymmärtävät ne. Lisäksi muista mainita, kuka tapahtuman häirintäyhdyshenkilö on.
Post-Tapahtuma
Oli kivaa! Vielä on pari asiaa, jotka kannattaa tehdä:
- Jos tapahtumalla oli budjetti, tee toteuma – eli kirjaa samaan dokumenttiin viereen paljonko rahaa meni oikeasti, ja laita se tapahtumatoimikunnalle.
- Pohdi kannattaako osallistujilta kysyä palautetta, jos esimerkiksi haluaisit järjestää samanlaisen tapahtuman toistekin! Kysy tähän apua tapahtumatoimikunnalta.
- Tee kulukorvaukset jos maksoit itse jotain tapahtumaan liittyvää, ja kerro rahastonhoitajalle että osallistujia voi laskuttaa.
